ANALISA JABATAN
Oleh: Dewi Ulfah Arini
" Mia, nanti tolong kamu kerjakan tugas ini yah?""Maaf bu, kalau ini tugasnya sinta. nanti aku informasikan ke Sinta ya bu?"
Pernahkah, kita mendapatkan situasi seperti ini, ini bukan tugas aku dan ini tugas dia. Kalau aku kerjakan nanti bisa kena marah sama pak Boss. Wajar ga sih kondisi begitu? Wajar doong. As long as, di organisasi sudah ada aturan dan jodesk yang baku tentang tugas masing-masing. Kalau belum gimana? Ini yang akan jadi masalah karena semua orang akan mengerjakan tugas yang sama dan pola-nya yang beda. Menimbulkan masalah kemudian. Saat ini, saya coba menjelaskan sedikit mengenai pembagian penugasan pada setiap jabatan. Karena itu, butuh yang namanya analisa jabatan sebagai prosedur penting dalam Manajemen Sumber Daya Manusia.
KIta sebagai HR, Seringkali kita diberikan tugas untuk memilah atau menyusun deskripsi jabatan dan tanggungjawab satu jabatan tertentu pada departement baru. Biasanya, kita akan melakukan pencarian melalui google atau media lainnya. Ketika jabatan tersebut mirip dan sama dengan kita maka kita buat modifikasi dan jadilah job desk itu menjadi acuan kita dalam bekerja. Padahal belum tentu sesuai dengan target jabatan atau tuntutan jabatan tersebut. Banyak model dan metode dalam menyusun analisa jabatan mulai dengan metode Hay yang cukup terkenal dan mudah diapliasikan, metode RACI, ataupun yang bersifat tradisional artinya asal tahu fungsi kerja dan pelaporan kepada siapa serta target apa yang harus dilakukannya.
Baiklah, saat ini saya ingin menjelaskan sedikit tentang analisa jabatan. Apakah arti dari analisa jabatan, yaitu proses pengumpulan data dan pemahaman terhadap suatu jabatan dengan cara menganalisaa dan menuangkan dalam bentuk format informasi yang dapat dipahami oleh oranglain (Hay Group, 2016). Sedangkan menurut Karen E May ( 2016) Analisa jabatan adalah informasi rinci mengenai tugas dan kegiatan yang dilakukan dalam pekerjaan tertentu. Informasi yang digunakan dapat berbentuk dokumentasi dari batas pekerjaan dan ketetapan tugas dan tanggungjawab dari jabatan tersebut. Lalu, apa output dari analisa jabatan itu, adalah deskripsi atau uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
Sebelum kita melakukan proses analisa jabatan, ada baiknya melakukan beberapa proses yang perlu dilakukan oleh pihak HR sebagai penyusun.
Berikut proses yang perlu diperhatikan ketika akan menyusun program analisa jabatan sehingga mendapatkan persetujuan dari manajemen, yaitu :
1. Sosialisasi program Key Person dan Karyawan
2. Klarifikasi Job role dan Akuntabilitas
3. Mengadakan diskusi dengan pemegang Jabatan
4. Analisa Bisnis proses diperusahaan
5. Memformalisasikan job desk dengan fungsi Human Resource
6. Mendapatkan persetujuan dari Manajemen
7. Memberikan Job Desk kepada seluruh karyawan
Sedangkan, dalam menyusun uraian jabatan perlu adanya form interview yang memudahkan pihak HR dalam menggali informasi lebih lanjut mengenai tugas dan tanggungjawabnya. Selain itu, form ini juga memudahkan pihak terkait dalam pengisian ketika menyusun jabatan atau melakukan perbaikan jabatan disesuaikan dengan perubahan organisasi.
Apa saja yang dicantumkan ketika akan menyusun uraian jabatan, didalam form perlu penjelasan antara lain :
1. Identifikasi jabatan yaitu berisi tentang informasi mengenai nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan perusahaan.
2. Ikhtisar Jabatan yaitu berisi penjelasan singkat tentang perusahaan
3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan
4. Pengawasan yang seharusnya dilakukan dan diterima
5. Hubungan dengan jabatan lainnya
6. Mesin atau peralatan dan beberapa bahan yang digunakan dalam menjalankan tugas tersebut
7. Kondisi kerja yang meliputi fisik dari lingkungan kerja
8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas
9. Tuliskan mengenai persyaratan jabatan antara lain pendidikan, keahlian dan ketrampilan serta masa kerja untuk mengisi posisi tersebut.
10. Struktur organisasi
Bagaimana cara melakukannya :
1. Metode Observasi dimana kita mengamati apa saja yang dilakukan oleh subyek dalam melaksanakan tugas. Kita bisa mendapatkan informasi dari tangan pertama dan mengenali lokasi dan kondisi kerja, ketrampilan yang akan digunakan. Hanya saja, membutuhkan waktu lama dan biaya yang cukup banyak
2. Metode Wawancara dimana kita melakukan wawancara kepada karyawan yang menempati posisi tersebut dan atasan sehingga bisa dilakukan pemeriksaan atas kebenaran tanggapan yang diteriman dan ini dipergunakan untuk mencari ketepatan informasi.
3. Metode Log, rang yang menduduki posisi akan diminta untuk memberikan informasi. Logs terdiri beberapa catatan yang di simpan oleh karyawan pelaksana. Logs ini hampir sama dengan kuesioner.
4. Metode Kuesioner, pendekatan ini akan memungkinkan banyaknya pekerjaan yang bisa dipelajar bersama.
Produksi dari Analisa jabatan adalah Deskripsi jabatan yang terdiri dari :
1. Identifikasi Jabatan
2. Tujuan Jabatan
3. Tanggungjawab Utama
4. Dimensi Jabatan
5. Kewenangan
6. Persyaratan Jabatan
7. Hubungan Kerja
8. Struktur Organisasi
Lampiran Joob Desk
Baik, Demikianlah sedikit informasi dari saya kali ini, semoga menjadi pencerahan bagi rekan lainnya dan dapat menambah wawasan kita sebagai HR. Jika ada yang ingin ditanyakan dengan senang hati bisa sampaikan di Inbox atau buka blogspot saya di rumahtumbuhkembang.blogspot.com Atau FB saya di Dewi Arini.
Sumber : Dari berbagai Literatur
Terimakasih dan Selamat Beraktivitas.
Dewi Ulfah Arini
Penikmat MSDM
Assessor dan Psikolog
Dosen Universitas Pamulang
